08 Dic ¿Puedo tirar la documentación?
¿Puedo tirar la documentación?. Clientes con un volumen de actividad y documentación importante nos han planteado si pueden deshacerse de la documentación acumulada en sus oficinas. Nos trasladan que tanto papeleo acumulado les está originando un problema de espacio.
Nos ha parecido interesante escribir un artículo para dar respuesta a esta cuestión.
Vamos por partes
Hay que tener claro que la legislación tributaria establece unos plazos, la legislación mercantil otros, la mercantil también recoge los suyos propios y la legislación civil otros distintos.
La legislación mercantil establece que el empresario deberá conservar la documentación durante 6 años desde la fecha del último asiento contabilizado.
La Ley General Tributaria fija el plazo de prescripción en 4 años a contar desde la finalización del plazo de presentación de declaraciones siempre y cuando no se haya producido la interrupción de ese plazo causado por la notificación realizada por Hacienda.
Esto significa en la práctica que aunque hayan pasado cuatro años y estemos libres de que la Agencia Tributaria nos inspeccione, puede darse el caso que por estar inmersos en una situación de preconcurso o concurso de acreedores vengamos obligados a aportar ante el Juzgado de lo Mercantil determinada documentación más antigua con el límite eso sí, de 6 años.
También puede ocurrir que no sea nuestra empresa la que arrastre problemas y sea otra con la que hemos mantenido relaciones comerciales. En este caso también vendremos obligados a facilitar la documentación que se nos solicite y por lo tanto debemos conservar en nuestros archivos. Lo cierto es que estas situaciones son excepcionales.
Será el asesor fiscal de la empresa el que deberá orientar en estos casos si se conserva la documentación o se destruye. Para curarse en salud siempre conservarla durante 6 años.
Por otra parte, si la empresa ha aplicado deducciones o ha compensado bases imponibles negativas deberá conservar los justificantes durante 10 años que es el plazo que tiene la administración para comprobar. En ese sentido, si no se ha beneficiado de deducciones y nunca ha tenido bases negativa, el límite de 6 años servirá como límite para deshacerse de la documentación.
Otros plazos específicos
A saber que la documentación relacionada con bienes inmuebles que se vienen amortizando se deberá conservar hasta que queden totalmente amortizados o vendidos y con el límite mínimo de los 6 años. También habrá que conservar la documentación de préstamos hasta su completa devolución operando igualmente el mínimo anterior. Ojo también con el plazo de regularización de bienes de inversión.
Recalcar que el delito fiscal prescribe a los 5 años aumentando a 10 en determinadas circunstancias. La Ley de prevención del blanqueo de capitales y la legislación civil establecen 10 años.
¿Puedo tirar la documentación?, Si no he aplicado deducciones, bonificaciones ni he compensado bases negativas y la actividad de la empresa es completamente transparente, como indudablemente debe ser, lo normal es que se conserve únicamente 6 años ya que el resto de escenarios suelen ser extraordinarios.
Para mayor tranquilidad aconsejamos aumentar el espacio físico de los almacenes y oficinas…….esto último es una broma.
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